Con la circolare n. 36/E del 6/12/2006 dell'Agenzia delle Entrate, è stata stabilita la possibilità di conservare e archiviare attraverso strumenti informatici documenti, di cui è obbligatoria per legge la conservazione, come quelli fiscali.

 Questo significa che aziende e contribuenti, soprattutto quelli che già utilizzano sistemi di archiviazione elettronica, potranno conservare legalmente, anche in formato digitale, i documenti con validità fiscale, fino ad oggi conservabili sono in forma cartacea. Per uffici e studi professionali significa poter dire addio alle pile di documenti e ad interi scaffali carichi di carta.

 Con questo provvedimento, atteso da circa tre anni, oltre a risparmiare spazio, si potrà soprattutto aumentare l'efficienza sia del sistema aziendale privato sia, indirettamente, di quello della stessa Amministrazione Pubblica.

Grazie alla collaborazione fra enti pubblici e privati, sottolineata dal direttore di Aitech-Assinform, Federico Barrilli, si è giunti a questo risultato e all'emanazione di una nuova regolamentazione chiara e flessibile, che stabilisce quanto segue:

- la possibilità di gestire in modo separato la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche e cartacee

- che i termini temporali per portare in conservazione sostitutiva (e se farlo) i documenti cartacei rilevanti ai fini tributari, in particolare le fatture, sono lasciati alla discrezionalità del contribuente

- solo nei casi di conservazione di documenti cartacei originali unici è richiesto l'intervento del pubblico ufficiale

- il momento in cui il processo di conservazione sostitutiva si considera concluso e di conseguenza ci si può disfare, senza ulteriori formalità, della carta, non dipende, attualmente, dall'invio all'Agenzia delle Entrate dell'impronta dell'archivio che non è richiesto fintantoché non sarà emanato il  provvedimento relativo.

Secondo Barilli, il processo di ‘dematerializzazione' potrà consentire alle imprese "risparmi fino al 65%. Questo se si arriva ad automatizzare l'intero processo  con l'emissione e l'elaborazione diretta di documenti in formato digitale. In termini globali, conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica potrebbero arrivare a rappresentare per l'economia nazionale un risparmio potenziale annuo dell'ordine di 14 miliardi di Euro".